Эксперт:
Бутаева Елена Михайловна – эксперт-практик с 10 летним опытом работы в сфере социально-трудовых отношений, юрист, кандидат юридических наук, доцент Высшей школы права Балтийского федерального университета им. Иммануила Канта
Вопрос: Какие этапы есть при оформлении командировки сотруднику и на какие нормативно-правовые акты РФ необходимо ссылаться при оформлении командировки?
Ответ: В 2025 году было принято и с 1 сентября 2025 г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». И на текущий момент именно им необходимо руководствоваться для оформления командировочных расходов сотрудникам.
Необходимо использовать следующий алгоритм, изложенный в указанном Постановлении:
1. Оформление приказа. При отправке сотрудника в командировку организация обязана оформить соответствующий приказ, где фиксируется срок начала и окончания командировки. Этот пункт важен, поскольку именно он определяет рамки периода, в течение которого сотрудник считается находящимся в служебной поездке и освобождается от обязанности ежедневно присутствовать на рабочем месте. После завершения командировки сотрудник должен своевременно прибыть на свое рабочее место, соблюдая график работы своей организации;
2. Оплата труда в командировке. Во время пребывания в командировке сотруднику сохраняется средний заработок за весь период командирования, включая дни, проведённые в дороге и возможные периоды вынужденной задержки. Средства на оплату проезда, проживания и дополнительные расходы (так называемые суточные) выдаются заранее в виде аванса. Размер выплат (суточных) регулируется или коллективным договором или локальным положением о командировках;
3. Выплаты за сверхурочную работу и работу в праздники. Если работа при нахождении в командировке осуществляется в выходной или праздничный день, оплата производится в повышенном размере, как предусмотрено нормами трудового законодательства РФ (соответствующим нормами об оплате сверхурочной работы и работы в праздники из ТК РФ);
4. Авансирование и отчётность. Аванс, выдаваемый сотруднику перед командировкой, играет важную роль в бухгалтерской отчетности и кассовых расходах организации. Он должен быть выдан в соответствии с установленными правилами и нормами, чтобы избежать нарушений кассовой дисциплины. Авансовый отчет, представляемый сотрудником по возвращении из командировки, является важным документом для учета расходов и корректного отражения их в бухгалтерии.Работодатель выдает сотруднику аванс на покрытие расходов, связанных с командировкой. По возвращению сотрудник представляет авансовый отчет, включающий чеки и квитанции, подтверждающие произведенные затраты. Если сумма аванса превышает реальные расходы, излишне полученные средства возвращаются работодателю. Если же затраты превышают сумму аванса, разница компенсируется организацией. Однако, здесь важно руководствоваться внутренними локальными актами или коллективным договором организации, так как они должны предусматривать состав (наименование) расходов, которые может позволить себе работник;
5. Временная нетрудоспособность в командировке. Если сотрудник заболеет во время командировки, ему полагается компенсация за проживание и выплата пособия по болезни (по нетрудоспособности). Для подтверждения факта заболевания необходимо официально зарегистрированное медицинское заключение (больничный лист).
Эта пошаговая инструкция помогает соблюсти формальности и правила, установленные законодательством, чтобы избежать нарушений со стороны кассовой дисциплины и бухгалтерской отчетности (т.е. предупредить финансово-правовые риски), а также помогает обеспечить своевременные расчеты с сотрудниками.
Бутаева Елена Михайловна – эксперт-практик с 10 летним опытом работы в сфере социально-трудовых отношений, юрист, кандидат юридических наук, доцент Высшей школы права Балтийского федерального университета им. Иммануила Канта
Вопрос: Какие этапы есть при оформлении командировки сотруднику и на какие нормативно-правовые акты РФ необходимо ссылаться при оформлении командировки?
Ответ: В 2025 году было принято и с 1 сентября 2025 г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». И на текущий момент именно им необходимо руководствоваться для оформления командировочных расходов сотрудникам.
Необходимо использовать следующий алгоритм, изложенный в указанном Постановлении:
1. Оформление приказа. При отправке сотрудника в командировку организация обязана оформить соответствующий приказ, где фиксируется срок начала и окончания командировки. Этот пункт важен, поскольку именно он определяет рамки периода, в течение которого сотрудник считается находящимся в служебной поездке и освобождается от обязанности ежедневно присутствовать на рабочем месте. После завершения командировки сотрудник должен своевременно прибыть на свое рабочее место, соблюдая график работы своей организации;
2. Оплата труда в командировке. Во время пребывания в командировке сотруднику сохраняется средний заработок за весь период командирования, включая дни, проведённые в дороге и возможные периоды вынужденной задержки. Средства на оплату проезда, проживания и дополнительные расходы (так называемые суточные) выдаются заранее в виде аванса. Размер выплат (суточных) регулируется или коллективным договором или локальным положением о командировках;
3. Выплаты за сверхурочную работу и работу в праздники. Если работа при нахождении в командировке осуществляется в выходной или праздничный день, оплата производится в повышенном размере, как предусмотрено нормами трудового законодательства РФ (соответствующим нормами об оплате сверхурочной работы и работы в праздники из ТК РФ);
4. Авансирование и отчётность. Аванс, выдаваемый сотруднику перед командировкой, играет важную роль в бухгалтерской отчетности и кассовых расходах организации. Он должен быть выдан в соответствии с установленными правилами и нормами, чтобы избежать нарушений кассовой дисциплины. Авансовый отчет, представляемый сотрудником по возвращении из командировки, является важным документом для учета расходов и корректного отражения их в бухгалтерии.Работодатель выдает сотруднику аванс на покрытие расходов, связанных с командировкой. По возвращению сотрудник представляет авансовый отчет, включающий чеки и квитанции, подтверждающие произведенные затраты. Если сумма аванса превышает реальные расходы, излишне полученные средства возвращаются работодателю. Если же затраты превышают сумму аванса, разница компенсируется организацией. Однако, здесь важно руководствоваться внутренними локальными актами или коллективным договором организации, так как они должны предусматривать состав (наименование) расходов, которые может позволить себе работник;
5. Временная нетрудоспособность в командировке. Если сотрудник заболеет во время командировки, ему полагается компенсация за проживание и выплата пособия по болезни (по нетрудоспособности). Для подтверждения факта заболевания необходимо официально зарегистрированное медицинское заключение (больничный лист).
Эта пошаговая инструкция помогает соблюсти формальности и правила, установленные законодательством, чтобы избежать нарушений со стороны кассовой дисциплины и бухгалтерской отчетности (т.е. предупредить финансово-правовые риски), а также помогает обеспечить своевременные расчеты с сотрудниками.